Après la remise d’une offre écrite, place un autre exercice stratégique : la soutenance. Vous êtes shortlisté, vous avez franchi la première barrière… mais la partie est loin d’être gagnée. Cette soutenance est bien souvent le vrai moment de décision, celui où le client met un visage sur une offre, jauge une équipe, teste une posture, évalue la future relation.

Préparer cette soutenance comme un simple exposé serait une erreur. Il faut la penser comme une démonstration vivante de votre valeur, une mise en scène crédible de votre capacité à travailler ensemble.

Préparer une soutenance stratégique et ciblée

Commencer à la préparer dès la remise de l’offre

Une erreur classique : attendre la notification officielle pour se mettre en mode soutenance. Mauvais calcul. Dans 80 % des cas, le délai entre la notification et la date de soutenance est très court – parfois quelques jours à peine. Les plannings client sont serrés, les créneaux limités.

Anticiper, même partiellement, fait toute la différence.

Commencez dès le dépôt de l’offre à :

• Identifier les profils à mobiliser côté fournisseur
• Définir des angles de discours
• Réfléchir à un fil conducteur visuel
• Détecter les points de fragilité à travailler à l’oral

Même si tout ne peut pas être prévu, chaque élément préparé en avance augmente le niveau de qualité globale. C’est une marge d’avance précieuse au moment où les autres candidats commenceront tout juste à s’organiser.

Identifier les bons interlocuteurs côté client

Avant même de réfléchir à quoi dire, commencez par vous poser une question : qui sera là côté client ? Acheteur, responsable technique, métier, DSI, utilisateurs finaux ? Vous n’aurez pas les mêmes messages, pas le même niveau de détail et pas les mêmes objections à anticiper selon votre audience.

Bonne pratique : demandez au client s’il a un agenda défini pour la soutenance ou des attentes précises. Ce n’est pas intrusif, c’est professionnel. Bien souvent, les clients ont un déroulé identique pour tous les candidats ou une série de questions à traiter. Le savoir à l’avance permet de structurer le discours et de ne pas tomber à côté.

Constituer une équipe en miroir du client

Une technique implacable : calquer votre équipe sur celle du client.

C’est ce qu’on appelle un effet miroir, et ça marche :

• Le bid manager face à l’acheteur
• Le chef de projet face à l’opérationnel
• L’architecte solution face au responsable technique

Le but, c’est de créer une connexion naturelle. Vous montrez que vous avez des équivalents en face pour parler d’égal à égal, que votre organisation est solide et déjà pensée pour collaborer avec eux.

Évidemment, le commercial est présent, c’est lui qui porte la relation client. Mais attention à ne pas venir avec une armée de commerciaux, surtout si le client en a peu en face. Ça peut créer un déséquilibre et envoyer un mauvais signal : « ils veulent vendre », pas « ils veulent travailler avec nous ».

Rôles et dynamique interne : prévoir les prises de parole

Chaque intervenant doit savoir exactement quand et pourquoi il parle. Et surtout : tout le monde ne doit pas parler à tout prix. Le message doit être fluide, coordonné, cohérent.

Une bonne astuce ici : désigner un « pilote » de soutenance. Ce peut être le/la commercial(e), bid manager, ou chef(fe) de projet selon le profil. Son rôle :

• Distribuer la parole intelligemment
• Veiller à ce que tous les points soient couverts
• Relancer si un point est oublié
• Fluidifier la dynamique

Et un petit truc pour cette personne : quand une question est posée, commencez par prononcer le prénom du collègue qui va répondre, puis reformulez la question. Exemple :

“Julien, expert intégration, va vous expliquer comment on va sécuriser l’intégration avec les systèmes existants.”

Résultat ? Julien gagne 3-4 précieuses secondes pour organiser sa réponse. Discret mais efficace.

Prévoir les imprévus : blancs, hésitations, blocages

Il y a toujours un moment où une question technique demande un peu de réflexion. Là aussi, le rôle du commercial est clé : il peut meubler subtilement, reformuler, recentrer, temporiser, sans laisser un silence gênant s’installer. Ça demande un peu de coordination, mais c’est ce genre de détail qui donne une vraie impression de maîtrise.

Et pour ceux qui ne sont pas à l’aise à l’oral, ne vous privez pas d’un petit coaching externe. Il existe des cabinets qui préparent très bien à cet exercice, par exemple Pitch361. En deux ou trois sessions, on peut désamorcer beaucoup de stress et monter en impact.

Incarner l’offre et démontrer sa valeur ajoutée

Faire vivre l’offre, ne pas la réciter

C’est le moment de donner vie à votre proposition. Tout ce que vous présentez doit s’inscrire dans une narration cohérente avec votre stratégie de réponse. Autrement dit : vos messages doivent renforcer vos différenciants, illustrer les promesses clés de votre offre, et rendre visibles les bénéfices concrets pour le client.

Mettez en avant :

• Des retours d’expérience alignés avec les enjeux du client
• Des scénarios concrets qui parlent à leurs métiers
• Des démonstrations simples mais parlantes, pas des tunnels techniques
• Des simulations d’organisation du projet pour qu’ils se projettent

L’objectif : rendre votre offre tangible, humaine, crédible, en veillant à ne jamais vous éloigner de ce qui vous rend unique dans cette compétition.

La parole utile, pas la parole pour parler

Chaque prise de parole doit renforcer la promesse. On évite les discours creux ou génériques.

Et là encore, l’effet miroir joue à plein : faites intervenir vos experts au bon moment, face à leurs homologues.

Petit rappel important : pas besoin que tout le monde prenne la parole. Ce n’est pas une chorale. Il vaut mieux moins de prises de parole bien ciblées, que de la dispersion.

Montrer que vous êtes déjà en mode collaboration

Pendant la soutenance, le client n’évalue pas seulement votre offre : il observe comment vous travaillez ensemble. Votre coordination, votre capacité à vous relayer naturellement, à écouter, à rebondir… tout cela donne une image très concrète de la future collaboration.

Et ça ne s’improvise pas. Faire un dry run (ou deux) est essentiel. C’est là que vous testez vos enchaînements, ajustez les rôles et gagnez en fluidité. Le client ressent immédiatement s’il a en face de lui une équipe qui se connaît et fonctionne bien ensemble. Et ça renforce son intuition que le projet se passera bien.

Montrez que vous êtes déjà dans une logique de partenariat actif, pas de simple présentation. C’est souvent ce qui fait la différence au moment de trancher.

Éviter les erreurs qui font perdre un appel d’offres

Réciter l’offre ou la survoler : deux erreurs inverses, même résultat

Soit vous répétez ce que le client a déjà lu (ennui et perte d’intérêt), soit vous partez en freestyle (confusion et perte de crédibilité). L’équilibre est dans la valeur ajoutée orale : on synthétise, on illustre, on adapte, on priorise.

Sous-estimer les enjeux humains

Même en B2B, ce sont des humains qui décident. Et souvent, leur jugement se fait sur des éléments « non écrits » : votre capacité à écouter, à vous synchroniser, à vous adapter à leurs codes.

Repérez les influents dans la salle, et ajustez votre discours. Si un profil reste silencieux mais semble suivre attentivement, prenez le temps de l’intégrer, de valider que ses attentes sont bien comprises. Ne négligez aucun signal faible.

Gérer maladroitement les questions

Ne vous braquez pas, ne vous justifiez pas trop vite. Voyez chaque question comme une opportunité d’affirmer votre valeur, de clarifier, de rassurer.

Et encore une fois : une bonne coordination d’équipe permet d’éviter les hésitations. Et si vous ne savez pas répondre immédiatement ? Dites-le franchement, proposez d’y revenir après ou de l’envoyer par écrit. C’est plus pro qu’une réponse bancale.

Conclusion – Une soutenance bien menée, c’est (presque) un closing assuré

Une soutenance n’est pas là pour répéter votre offre. Elle est là pour incarner votre valeur, rassurer le client, créer une dynamique positive, donner envie de vous choisir.

Avec une équipe bien préparée, des rôles clairs, un discours personnalisé, une vraie écoute et quelques astuces de terrain bien placées, vous pouvez transformer cette heure en accélérateur de closing.

En bref : vous n’êtes plus un simple dossier. Vous devenez la solution évidente.