Dans un contexte de compétition accrue sur les appels d’offres, répondre en groupement peut offrir des avantages stratégiques majeurs : mutualisation des compétences, partage des risques, et renforcement de la crédibilité de l’offre. Cependant, cette stratégie comporte également des défis considérables. C’est là qu’intervient le rôle crucial d’un bid manager.
Qu’est-ce qu’une réponse en groupement ?
Répondre en groupement consiste à unir plusieurs entreprises, chacune apportant son expertise, pour répondre ensemble à un appel d’offres. Le groupement peut prendre différentes formes juridiques, comme le groupement solidaire ou le groupement conjoint, et repose sur une organisation claire et structurée.
Si cette approche permet d’accéder à des marchés plus ambitieux, elle requiert une coordination efficace entre les partenaires pour respecter les exigences du cahier des charges, répondre aux attentes du client, et remettre une offre dans les délais imposés.
En France, on rencontre principalement deux types de groupements (appelés des GME pour Groupement Momentané d’Entreprises) :
- Groupement solidaire : chaque membre est financièrement responsable de l’ensemble du marché ainsi que de son exécution, même s’il n’en réalise qu’une partie. En cas de défaillance, tous les membres sont tenus responsables, ce qui assure une plus grande sécurité pour l’acheteur.
- Groupement conjoint : Chaque membre est responsable uniquement de sa part du marché, à hauteur des prestations dont il a la charge. Cela réduit le risque pour chaque membre, car la défaillance d’un cotraitant n’engage pas les autres. Ce modèle est idéal pour les petites entreprises souhaitant participer à des projets plus importants.
L’un des membres du GME est désigné mandataire, c’est à-dire l’interlocuteur principal du client, celui qui va représenter l’ensemble des membres vis-à-vis du client.
On parle de mandataire solidaire lorsque le mandataire est responsable financièrement des autres membres. En pratique, de nombreux groupements sont conjoints avec un mandataire solidaire.
À savoir
Il est conseillé aux membres du groupement de signer une convention de groupement (c’est-à-dire un contrat ou MoU en anglais) qui fixe les règles de fonctionnement du groupement et les responsabilités de chaque membre.
Les défis des réponses en groupement
Répondre en groupement peut s’avérer complexe. Voici quelques-uns des défis courants :
- Coordination des acteurs : Chaque membre du groupement doit comprendre son rôle, ses responsabilités et fournir les livrables attendus dans les délais impartis.
- Gestion des échéances : Les calendriers des appels d’offres sont souvent serrés. Une mauvaise gestion du temps peut compromettre la qualité de l’offre finale.
- Communication inter-partenaires : Les différences culturelles, organisationnelles ou linguistiques peuvent générer des malentendus et ralentir le processus.
- Conformité aux exigences : Les appels d’offres en groupement exigent une documentation volumineuse et parfaitement alignée aux spécifications du client.
- Démontrer la capacité du groupement à agir comme une seule entreprise : La réponse doit afficher la cohérence attendue dans la réalisation du projet. Cela passe par une harmonisation de contenus souvent disparates
Le bid manager : chef d’orchestre des réponses en groupement
Dans ce contexte, le bid manager joue un rôle essentiel. Il agit comme un chef d’orchestre, veillant à ce que chaque partie du projet avance de manière fluide et cohérente, tout en étant aligné avec la stratégie de réponse (vous savez, la stratégie qui explique au client pourquoi il doit vous choisir). Voici pourquoi un bon bid manager est indispensable :
1. Coordination efficace des équipes
Un bid manager expérimenté sait comment naviguer dans les complexités d’une équipe pluridisciplinaire. Il assure une communication fluide entre les partenaires, clarifie les attentes et garantit que chacun travaille en harmonie pour atteindre un objectif commun.
2. Gestion des délais et des priorités
Avec des échéances serrées, le bid manager est responsable de maintenir le cap. Il établit un calendrier clair, anticipe les obstacles et veille à ce que l’offre soit finalisée à temps.
3. Assurance qualité
Le bid manager est le garant de la qualité de l’offre. Il s’assure que la réponse est conforme aux critères du client, que les messages clés sont cohérents et que l’offre met en valeur les forces du groupement.
4. Gestion des risques
Un bon bid manager identifie les risques potentiels (juridiques, financiers, opérationnels) et met en place des stratégies pour les atténuer. Cela protège non seulement l’offre, mais également la relation entre les partenaires.
Conclusion : Un investissement stratégique
Confier la gestion de vos réponses en groupement à un bid manager compétent est un investissement stratégique. Non seulement cela augmente vos chances de succès, mais cela permet également d’optimiser vos ressources internes tout en assurant une collaboration harmonieuse entre les partenaires.
Faites de votre bid manager le chef d’orchestre de votre succès et transformez les défis des réponses en groupement en opportunités gagnantes.